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联盟会员:王树文 于学勇 孔令传(fordram) 原创
摘 要:沟通是人类社会生活的重要内容和基本方式,是项目成功的关键因素。离开了沟通,项目就注定要失败。项目沟通管理至少应当做到三点:一是强化尊重人的意识;二是完善沟通管理体系;三是使沟通的总成本最低。
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关键词:项目 沟通管理 尊重 管理体系 总成本
0 引言 http://www.mypm.net
项目沟通管理是项目整个活动过程中的神经中枢[1]267。有效沟通是在人、思想和信息之间建立连接,是进行项目各方面管理的纽带,是项目成功的关键因素[2]57。如果缺乏有效的沟通,项目注定要失败[3]2468。
项目需要有效的沟通,以确保在恰当的时间、以恰当的成本、恰当的方式使恰当的人员获得恰当的信息。沟通的重要性体现在以下四点:一是决策和计划的基础;二是组织和控制的依据和手段;三是建立和改善人际关系必不可少的条件;四是项目经理成功领导的重要手段[4]46。 项目管理者联盟,项目管理问题。
项目管理者联盟文章,深入探讨。
项目沟通管理并不是一件简单的事情,在进行沟通管理时,至少应当注意以下三点:一是要强化尊重人的意识;二是要完善沟通管理体系;三是使沟通的总成本最低。
1 强化尊重人的意识 项目管理者联盟,项目管理问题。
在沟通中,对人的尊重主要体现在三个方面:
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(1)要有效倾听。使沟通有效的一半是理解,另一半是倾听。在倾听时应当注意三点:一是要用心听。要集中精力地面对讲话人,要与沟通的对象保持目光接触,要用心去听“弦外之音”,努力从他们所讲的内容中捕捉有效的信息,听明白他们需要什么,关心什么,担心什么;二是要适当提问。要学会换位思考,以理解的态度提出一些双方都能接受的问题,提问时要紧扣主题、要少而精、要与情景相符;三要积极回应。要通过语言或非语言的方式给以回应,用自己的行动表明自己已经理解对方所要表达的意思;
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(2)态度要真诚。真诚是理解他人感情的桥梁。在沟通中,沟通双方所采取的态度对于沟通的效果有着很大的影响。只有当双方坦诚、平等相待时,才能从根本上消除隔阂,获得双赢。否则,就难免会带有偏见和误解,导致信息扭曲。有效沟通是一种动态的双向行为,项目管理人员(信息的发送者)所扮演的角色是仆人而不是主人,因此,项目管理人员(团队人员)应当首先去掉那种“以自我为中心”的思想,树立以受众为中心(受众需要什么、我能给予什么、两者如何有机结合)的沟通理念,付出自己的真诚,增强感情上的沟通与交流;
(3)要信任别人。信任是有效沟通和增进友谊的基石,作为沟通的主体,绝不能凭空猜测他人和他人的行为动机,更不能毫无根据地评价他人。增进信任的办法:一是采取开放式交流。在项目团队内部,无论是自上而下,还是从下到上,都要采取开放式的交流,这样既能让管理人员掌握真实情况,也能让员工理解领导意图;二是提倡自我管理。要尽可能多的发表自己意见,尽可能多地让员工参与管理,让员工感到“团队是我的,我是团队的”;三是营造和谐的氛围。对于项目来说,没有什么比“人才”和培养“人才的土壤”是更有价值的了。所以,我们不但要相信并尊重每一个人,更要努力创造一个和谐沟通的氛围,这样才能逐步建立起相互信任的、具有创造精神的高效团队。
项目管理者联盟,项目管理问题。
2 完善沟通管理体系 http://blog.mypm.net
一个完整的沟通管理体系至少应包括以下四个方面:沟通管理计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。这四个过程彼此之间不但相互作用,而且也与其它知识领域的过程相互作用,其作用关系如图1[5]64所示。
(1)沟通管理计划就是确定项目利益者对信息和沟通的需求,是对项目整个生命周期中信息沟通的内容、方式和渠道等各个方面的计划与管理。制定沟通管理计划是项目沟通管理中的第一个过程,其核心是项目利益相关者分析,主要搞清楚3W1H的问题(Who,What,When,How),即谁,需要什么信息,何时需要,怎样传递。 项目管理者联盟文章,深入探讨。
(2)信息分发就是指在合适的时间,通过合适的方式将合适的信息提供给合适的人。可以说,及时有效地将信息发送给所需要的人是项目沟通成功的关键。沟通技巧、信息分发系统、信息检索系统和项目记录是信息分发过程中常用的四种工具和方法。在信息分发之前,还要确定信息分发(沟通)的责任人、时间、方式方法、渠道、使用权限、技术手段和反馈的方法等。
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