项目管理小事谈——开会

baba

曾经天真的认为人与身俱来的三大能力分别应该是吃饭、睡觉和开会，但是在项目实践中发现，每次开会最容易形成的就是以下两种局面：
        A）死气沉沉，基本就是一言堂，听完我（或者其他人）的长篇大论后再问别人的意见——一般就是没有任何意见；
        B）吵成一锅粥，上面开大会，下面开小会，大家面红耳赤的争吵一下午，结果散会后发现除了增加互相的怨气外，没有达成任何一致；
在忍受了N次这样没效率的会议后终于惊讶的发现：原来还没不会开会！

开会的几个经验：
        1．明确会议的目的（一般分收集意见、达成一致或者宣布事项）；
        2．提前把会议的时间、地点和讨论主题通知与会人员，让大家充分的做好准备；
        3．制定会议规则，维护会议纪律（有序进行，禁止开小会，紧扣议题），力求让每个人都发表出自己的意见（这个需要主持人来协调，因为有的人内向有的人外向）；
        4．找专门的人做好会议记录，会后发送给大家，因为人类的遗忘速度是很快的！（在没有专业的记录员的情况下，由企划记录比较合适）

思考:很多初为管理的朋友最容易头痛的事情就是发现原本以为很容易的事情其实不象看上去那么简单......开会就是这样的典型事例(甚至很多做了多年管理的前辈,仍然有在这方面表现不够好的情况)

PS，推荐一本书不错《开会的革命》

千里马肝

同意
1.2.3应该属于常识，是必须做的
4.持保留意见，这种做法属于看上去很美的那种，但最终只会沦为自我安慰：我已经做过记录了，他们收到了肯定会看的。
如果以WORD形式记录会议内容，事后除非强制执行，否则是不会有人去成百上千份文档中翻出来看的，此乃有感而发。

曾经想过如果以WIKI模式来做会议记录，甚至研发心得，未尝不是一件幸事。

baba

会议记录确实存在这方面的问题。但诚如马肝兄所说，目前来看可能记录本身也主要是帮助自己记得会议内容(每天要开好几次会，涉及程序、美术、企划、行政等各方面问题，很难一一记清楚)。同时，会后决议的推动监督者在国内多数情况下就是会议主持人。

WIKI确实是个好主意，不过没试过，可能关键还是要调动全体员工参与项目的积极性。

haku

写的不错，我补充，
选择开会的参与人员很重要。

krathas

开会不是说开就开的……我认为会议分为三种：
1、例会：这个无需要解释，大家在固定的时候交流一下工作，互相谈谈看法等，纯粹是为会议而会议的。但是，这也是必不可少，对于项目的开发和进度控制，全看例会了。
2、目的性会议：专门挑选与会人员，提出或解决特定型的问题。这种会议在大家最常见，诸如策划部就时常开，项目经理也会时常召集部门负责人开，部门负责人时常召集本部门开……那么，我想大多数人往往只知道去开会，去解决什么问题，而不知道要对这个问题进行准备。项目经理或主持人一般会准备，但是其他与会人员呢？往往没有准备会议的内容，只是七嘴八舌的参与，想到什么说什么……象这种会议，我认为效率就会极其低下！
3、临时性会议：面对突发情况或者时间不允许等苛刻条件下的会议，这种会议就更加杂乱无章了，谁都是无头无脑乱七八糟的，当然更没有作用，不过效率很高，往往投票表决一下就OK了，但是质量就是问题了…………