全要素项目沟通初探 wxh 转载

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作者：王钟箐,张欣莉 联盟会员：项目管理者联盟  
【摘要】 随着项目管理方法在现代社会的普及,项目沟通作为项目管理的基础,受到越来越多的重视.作者在已有项目沟通研究基础上,提出全要素项目沟通坐标图,将项目生命周期引入项目沟通,对复杂的项目沟通情况进行了总结.通过坐标图的定位,能简单明了地对各种沟通状况进行描述,初步探讨了项目沟通的全要素.
  
0　引言

　　现代项目管理自从第二次世界大战在美国产生以来,其应用范围从最初的国防、军工项目扩展到了现在的建筑工程、能源交通、软件开发等各行各业,现代项目管理已经成为了一种重要的管理手段、管理模式、管理体系,在国民经济建设中发挥着重要的作用.项目沟通作为项目管理运行的基础,其重要性日益体现出来,受到了人们越来越多的关注.学者和项目实践者对项目沟通进行研究,认为项目沟通是项目计划、决策、实施、控制等的基础和重要手段,甚至有人认为项目管理的成功完全依赖于良好的沟通,项目管理的失败往往是沟通的失败.因此对项目沟通的研究十分必要而且必需.本文从项目沟通的定义出发,在已有的对项目沟通研究的基础上,提出项目沟通的全要素坐标图,概括项目沟通不同情况,简明准确地定位项目沟通的状态.

1　项目沟通定义

　　项目沟通是项目组织为了实现项目一次性的目标,以项目经理为核心,在项目干系人之间基于合同和专业技术上进行的信息的传递,并获得理解的过程.

　　项目沟通建立在人际沟通和管理沟通的基础上.人际沟通是最基本的沟通,是人与人之间的信息和情感相互传递的过程.任何社会活动都是建立在人际沟通的基础上.管理沟通将人际沟通放在特定的管理环境中,是指在社会组织中,围绕组织预期的目标而进行的信息传递、交流过程.项目沟通也是一种管理沟通,它建立在项目组织的基础上,在项目管理的沟通氛围里,同各个项目干系人之间的信息传递和交流.项目沟通具有周期性、系统性、创新性、中心性、动态性、规范性等特点.

2　项目沟通网络图

2.1　文献回顾

　　由于项目沟通自身的独特性,使项目管理缺乏统一有效的沟通模式,沟通的效率低下,成本高昂,严重影响着项目的成功.实践人员和专家学者已从不同层面上对项目沟通进行了研究,试图从不同的角度对项目沟通有效性的影响因素进行探讨.

　　ＰｉｎｔｏＪＫ〔1〕等证实了沟通的反馈机制和传递渠道在项目执行中的关键性作用,ＰｏｓｎｅｒＢＺ〔2〕对项目领导者倾听和说服的能力进行了研究,ＡｍｍｅｔｅｒＡＰ〔3〕探悉了项目领导人在项目目标上的沟通产生的影响,沟通在项目各种数据的反馈和监督上〔4〕起到的重要作用.ＭＬｏｏｓｅｍｏｒｅ和ＨＳＡｌＭｕｓｌｍａｎｉ〔5〕提出跨文化、跨国家沟通的建设项目面临的沟通阻碍因素会降低项目效率.

　　ＣｏｎｎｉｅＬ.Ｄｅｌｉｓｌｅ和ＤａｖｉｄＯｌｓｏｎ〔6〕的研究结果表明,在实际应用中,项目中术语不是无歧义地被使用者接受,而是存在四种术语的种类:

　　1、使用不同的术语定义相同或相近的意义(ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ);

　　2、使用相同的术语来定义不同的意义(ｃｏｎｆｌｉｃｔ);

　　3、使用不同的术语定义不同的意义(ｃｏｎｔｒａｓｔ);

　　4、使用相同的术语定义相同的意义(ｃｏｎｓｅｎｓｕｓ).

　　ＫｅｉｔｈＡ.Ｗｉｌｌｏｕｇｈｂｙ〔7〕提出项目工期的延长,主要是由目标期望的管理不善和低效的沟通造成的.建议采用团队工作、战略联合以及对项目进度的持续评价来提高沟通的强度,加快项目的进度.

　　ＣａｒｌｙｎｎＢｌａｃｋ和ＡｋｉｎｔｏｌａＡｋｉｎｔｏｙｅ〔8〕等证实了项目的合作伙伴关系成功的要素之一就是良好的沟通.

　　ＣＭＴａｍ〔9〕认为运用计算机、网络等沟通手段和渠道能够增加项目干系人之间的协调性、便利性,提高沟通的有效性.

　　总结起来,各种研究主要在于三个方面:

　　第一,项目经理与项目各管理职能之间的沟通〔2〕〔3〕;

　　第二,项目经理与项目各干系人之间的沟通〔7〕〔8〕;

　　第三,项目沟通的方式、渠道、控制等〔1〕〔4〕〔6〕〔9〕.

　　项目沟通研究角度的多样化,虽然能分析具体的因素,但不能定位沟通的整体状况,为沟通计划制定,沟通渠道选择等沟通行为奠定基础.作者在前人研究的基础上,提出项目沟通坐标图来描述整体的沟通状况.

2.2　全要素项目沟通坐标图

2.2.1　项目沟通坐标图

　　由于项目的一次性特点,导致没有一个固定的沟通模式可以套用,对项目沟通难以准确描述,沟通难度增大.但即便沟通没有样板模式,仍然可以利用共同的维度来对沟通状况进行具体定位.项目沟通坐标图以项目经理为坐标原点、三条坐标轴分别为项目职能管理、项目干系人、项目生命周期.

　　项目沟通坐标图通过三维坐标点的确定,能够将项目沟通在职能领域、涉及干系人及所处项目阶段上进行具体定位,准确地描述项目沟通状况,为项目沟通管理的执行提供依据.

2.2.2　要素说明

　　原点:项目经理

　　项目经理是沟通的核心,是所有信息的中心枢纽、决策中心,在项目沟通中起着举足轻重的作用.项目经理在项目沟通中的中心性作用正是项目沟通区别于其他管理沟通的重要特征之一,已有众多的研究证明了项目经理的沟通能力与项目的成功率有着重要的相关性〔2〕〔3〕.所以,将项目经理作为坐标图的原点毋庸置疑.

　　Ｘ轴:项目内部管理职能

　　按职能领域可以将项目管理的内容分为九个部分:范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理、整体管理和沟通管理〔12〕.各职能部门之间的沟通是项目的内部沟通.这与一般企业的管理沟通类似.

　　Ｘ轴的各个坐标点即是项目的各职能领域,Ｘ轴的沟通内容代表着项目的内部沟通.主要包括项目经理与各职能部门之间及时、准确的收集、传播、存贮及最终处置信息,在项目各职能领域成员和信息之间建立联系,保证项目内部管理的信息畅通.

　　Ｘ轴,即内部沟通的主要功能是协调人际关系,统一项目组织成员对项目目标的认识,营造良好的项目沟通环境,增加成员之间的相互联系和相互理解,激励项目成员的工作积极性和创新性,提高项目成员的工作效率.

　　Ｙ轴:项目各干系人

　　项目中各干系人之间的关系体现了项目的一次性特点:一次性的项目委托人、设计咨询单位、分包商等,项目内部与各干系人之间的沟通是项目的外部沟通,如何协调干系人的沟通关系是项目沟通的难点与重点.

　　Ｙ轴的坐标点由各个项目干系人构成,Ｙ轴代表着项目的外部沟通.项目经理与各干系人的沟通内容包括确定项目干系人的信息沟通需求;利用信息发布使项目干系人及时得到需要的信息数据;收集项目执行的绩效信息;在管理收尾的时候产生最后的文档等.

　　Ｙ轴的主要功能除能协调各干系人的关系,保证项目的成功外,还可建立彼此之间的信任感,降低项目风险,树立项目组织自身的信誉度,使项目组织在业界有良好的口碑.

　　Ｚ轴:项目生命周期

　　Ｚ轴是项目的生命周期,其坐标包括:启动、计划、实施、收尾四个阶段.每一阶段的沟通面临着不同的任务,其落脚点和侧重点是不相同的.

　　启动阶段的沟通文件主要是各种建议书、立项报告、可行性分析、项目评估等材料;计划阶段侧重于各种计划书、安排表等;实施阶段的沟通集中在解决实际问题以及控制项目执行上面;最后的收尾阶段要进行对项目质量、费用等进行全面决算审计,并进行交接的沟通.

　　随着项目的发展,所处阶段次第变化,已经制定执行的沟通策略在时间阶段向前推移的影响下,不一定满足管理的需要,如果仍然使用固定的策略,可能导致沟通效率的降低,引起沟通对象的不满,从而对项目的整体执行有着负面的影响.以前的研究谈到项目沟通的内容时,没有强调在每一个项目阶段的具体沟通应该有所不同.将项目生命周期引入沟通坐标轴,强调一种动态变化,强调项目沟通的纵向适应性.沟通的具体内容应与项目的生命周期紧密相关.

　　已有的项目沟通研究主要集中在Ｘ轴、Ｙ轴上,即项目内部沟通和项目外部沟通;或者在ＸＹ象限,项目的职能部门与各干系人之间的沟通上.Ｚ轴项目生命周期的建立,扩大了项目沟通的研究范围,也为更准确地定义项目沟通提供了框架.通过项目沟通坐标图,任一项目沟通状况可以用一个三维的坐标来定义沟通的对象、内容以及阶段,将纷繁复杂的沟通状况简化,准确进行定位.

3　结束语

　　尽管沟通在项目管理中的重要作用已经被广泛地认识,但由于沟通的不确定性因素众多,难以用量化的方法规范沟通模式,使得对项目沟通的研究还停留在初步的阶段.全要素项目沟通坐标图旨在对各种沟通状况进行总结,为项目沟通的研究提供一个全要素框架.在此框架下,能对项目管理繁多的沟通内容、沟通对象、沟通手段渠道等进行准确的定位,以便采取相应的沟通策略,使项目沟通能有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率,从而提高整个项目管理的成功率.

　　由于项目管理的内容根据不同的标准有不同的划分,在我们的研究中按照管理职能领域来划分,也可以根据个人研究的需要,用其它的标准进行划分.